Automatización comercial para agencias de viaje

La automatización comercial en una agencia de viajes consiste en quitar de encima del equipo la parte administrativa de vender —recordar, registrar, avisar, preparar— para que el tiempo se vaya en lo que nadie puede automatizar: la conversación con el cliente y la solución de lo que sale mal.

Dónde se pierde el tiempo en una agencia

• Propuestas que se preparan a mano cada vez, con los mismos bloques de siempre reescritos de cero.
• Seguimientos que dependen de la memoria. La propuesta enviada el jueves que nadie recuerda el martes siguiente.
• Renovaciones que llegan por sorpresa. La fecha estaba en un correo de hace once meses.
• Información repartida entre el buzón de una persona, una hoja de cálculo y la cabeza de quien lleva la cuenta. Cuando esa persona está de vacaciones, la cuenta está sola.
• Incidencias que se gestionan dos veces porque nadie registró la primera.

Qué se automatiza, en orden

1. El seguimiento. Toda propuesta enviada genera una secuencia de recordatorios que se detiene sola en cuanto el cliente responde. Es lo primero porque es donde más dinero se cae.
2. El calendario de renovaciones. Cada cuenta con su fecha, y un aviso con noventa, sesenta y treinta días de antelación, para que la conversación de renovación se prepare en lugar de improvisarse.
3. El registro. Cada correo, llamada y reunión queda asociado a su cuenta sin que nadie tenga que copiar nada.
4. La preparación de propuestas. Los bloques estables —condiciones, alcance, política de cambios— se montan solos; lo específico de la cuenta lo escribe una persona.
5. Los avisos internos. Una cuenta importante que lleva tres meses sin contacto genera un aviso. No hace falta un informe: hace falta que alguien se entere.

Lo que no conviene automatizar

• La respuesta a una incidencia de viaje. Un vuelo cancelado a las seis de la mañana es exactamente el momento en que el cliente valora tener a una persona. Automatizar ahí destruye el motivo por el que te contrató.
• La recomendación. Si el criterio es el producto, delegarlo en una plantilla lo vacía.
• La negociación de la renovación. Se puede preparar sola; no se puede tener sola.

Cómo se implanta sin parar la operación

Por fases y con reversa: primero se documenta el proceso real —no el que está en el manual—, después se automatiza un solo paso y se deja funcionando un par de semanas, y solo entonces se pasa al siguiente. Una agencia no puede permitirse un mes de transición con reservas a medias, así que cada pieza tiene que poder desactivarse sin romper nada.

Qué cambia cuando está montado

Ninguna propuesta se queda sin seguimiento, ninguna renovación llega de sorpresa, y cualquiera del equipo puede atender una cuenta que no es suya con el contexto delante. Eso, en un sector donde la relación es el producto, se nota antes en la retención que en las ventas nuevas — y la retención es donde está la rentabilidad de una agencia corporativa.

Todo esto se apoya en nuestra automatización comercial y encaja con el sistema de captación cuando lo que entra por arriba necesita un proceso que lo sostenga.